นับว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งยิ่งใหญ่เลยสำหรับการดำรงของชีวิตของมนุษย์ ในยุคที่มีการระบาดของโรคโควิด-19 จากที่เคยใช้ชีวิตกันปกติก็ต้องถูกจำกัดด้วยเงื่อนไขต่าง ๆ ไม่เว้นแม้แต่การเรียนการสอนหรือการทำงาน การจะดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ก็ต้องเน้นไปทางออนไลน์ หนึ่งในโปรแกรมที่ข่าวไอทีได้นำเสนอกันบ่อย ๆ นั่นก็คือโปรแกรม Zoom Meeting ซึ่งเป็นที่นิยมมาก เนื่องจากสามารถประชุมพร้อมกันได้หลายคน เรามาดูกันว่า หากเราต้องการใช้โปรแกรมนี้อย่างชำนาญเราควรต้องรู้อะไรบ้างและต้องปรับตั้งค่าอย่างไร เพื่อให้เวลาที่เราจัดประชุมหรือเข้าร่วมประชุมนั้น เราสามารถทำได้ประหนึ่งเป็นมือโปร ไม่มีผิดพลาดหรือตะกุกตะกัก

การเตรียมตัวสำหรับการประชุมแบบมือโปร

บทความข่าวไอทีนี้ได้นำข้อมูลและเทคนิคของการใช้งานต่าง ๆ มานำเสนอแก่ท่านผู้อ่านเพื่อเป็นแนวทางสำหรับการใช้งานโปรแกรม Zoom ซึ่งเราต้องมีการดาวน์โหลดโปรแกรมและสมัครบัญชีการใช้งานก่อน สามารถดาวน์โหลดและดำเนินการสมัครได้ที่ https://zoom.us จากนั้นก็เตรียมตัวประชุมกันได้เลย

⦁ กรณีเป็นผู้จัดการประชุม
กรณีที่เราเป็นผู้นัดหมายประชุม เราสามารเลือกสร้างห้องประชุม (New Meeting) และนำรหัสห้องประชุมของเรา (Meeting ID) ซึ่งจะอยู่ทางมุมบนซ้ายของจอ ไปแจ้งให้กับผู้ที่ต้องมาเข้าร่วมประชุมได้ หรือสามารถส่ง Link สำหรับการเข้าร่วมประชุมไปเชิญผู้อื่นก็ได้

⦁ กรณีเป็นผู้เข้าร่วมประชุม
กรณีที่เราเป็นผู้ที่ต้องเข้าร่วมประชุม เราสามารถเข้าร่วมการประชุม (Join Meeting) ผ่านลิงค์ที่เจ้าของห้องประชุมให้มาหรือใส่รหัสไอดีของห้องประชุมเพื่อเข้าประชุมในห้องนั้น ๆ

ฟังก์ชันและการตั้งค่าการใช้งานต่าง ๆ ที่นิยมใช้กัน

ไมค์ (Mute) ในการเข้าร่วมประชุมต่าง ๆ สิ่งที่ควรทำเสมอคือการปิดไมค์ทุกครั้งก่อนเข้าห้องประชุม เพื่อไม่ให้รบกวนผู้ที่กำลังบรรยายอยู่ และหากต้องการพูดก็ส่งสัญญาณให้ผู้บรรยายทราบก่อนและหลังจากนั้นค่อยเปิดไมค์ในการพูดคุย เมื่อพูดเสร็จก็ปิดไมค์ไว้เหมือนเดิม

กล้อง (Video) การตั้งค่าจะอยู่ในส่วนของ Video Setting ไม่ว่าจะเป็นการใส่เอฟเฟคให้หน้าเนียนขึ้น การปรับระยะของกล้อง ในส่วนนี้หากใครที่ไม่อยากโชว์สภาพห้องของตัวเองสามารถไปปรับตั้งค่าการใส่ Background & Filter ได้เช่นกัน

แชท (Chat) หากท่านใดที่ไม่สะดวกในการพูดคุยสามารถพิมพ์โต้ตอบซักถามกับห้องประชุมได้ หรือในบางครั้งผู้บรรยายสามารถซักถามเพื่อให้ผู้ฟังพิมพ์ตอบมาในช่องแชทได้เช่นกัน เพื่อเลี่ยงการตอบโดยใช้ไมค์และเสียงจะตีกัน ทั้งนี้ เรายังสามารถแชร์ลิงค์หรือไฟล์งานเอกสารต่าง ๆ ผ่านทางช่องแชทได้อีกด้วย

แชร์หน้าจอ (Share Screen) จะเป็นส่วนที่ผู้บรรยายหรือผู้ที่ต้องการพูดสามารถแชร์หน้าจอของตัวเองให้ผู้อื่นที่อยู่ในห้องประชุมได้เห็นหรือรับทราบข้อมูลกัน

บันทึก (Record) ในส่วนนี้สำหรับเจ้าห้องของประชุมจะทำการบันทึกการประชุมในครั้งนั้น ๆ หรือหากเราเป็นผู้เข้าร่วมการประชุม ถ้าต้องการบันทึกการประชุมจะต้องได้รับอนุญาตจากเจ้าของห้องประชุมก่อนเสมอ

End/Leave Meeting (ปิดหรือออกจากการประชุม) หากการประชุมนั้น ๆ เสร็จสิ้นแล้ว เราสามารถออกจากห้องประชุมได้โดยกดปุ่ม Leave Meeting หรือ กด End เพื่อทำการปิดการประชุมนั้น ๆ

จะเห็นได้ว่าการจัดการประชุมหรือการเข้าร่วมประชุมแบบออนไลน์ทำได้ไม่ยาก หากเรารู้จักเทคนิคและการตั้งค่าต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในการประชุมนั้น ๆ อีกทั้งมารยาทในห้องประชุมก็เป็นสิ่งที่สำคัญ ไม่ว่าประชุมแบบพบเจอกันจริง ๆ หรือประชุมผ่านช่องทางออนไลน์ เพื่อที่จะได้ไม่สร้างความรำคาญให้ผู้อื่นและไม่ถูกมองว่าไม่มีการเตรียมข้อมูลหรือดูไม่มีความเป็นมืออาชีพ จากข้อมูลข้างต้นก็หวังเป็นอย่างยิ่งว่าบทความข่าวไอทีนี้จะเป็นประโยชน์ให้ผู้อ่านบ้างไม่มากก็น้อย